Papierloses Büro? Finden Sie bei uns!

Seit dem 1. März 2017 beantragen alle Mitarbeiter*innen der Evangelischen Schulstiftung Ihren Urlaub digital. Die Schulstiftung verwendet dafür ein webbasiertes Mitarbeiterportal (HCM) der Firma P&I. Die Benutzerdaten und eine kurze Schritt-für-Schritt-Anleitung erhielten die rund 1.200 Beschäftigten im Februar noch per Post.

Nadine Andrae, die Leiterin der Personalabteilung der Evangelischen Schulstiftung betont: „Wir werden mit dem HCM-Portal nicht nur ökologischer, sondern auch effektiver. Sowohl unsere Schulen als auch unsere Personalabteilung gewinnen Zeit, die sie für andere Aufgaben nutzen können, wie etwa die Gewinnung von qualifizierten Pädagogen“.

Derzeit können sich die Mitarbeitenden der Evangelischen Schulstiftung mit ihrer Personalnummer, dem postalisch übermittelten Passwort und der beigefügten Anleitung zur Nutzung anmelden. Vier Menüpunkte erscheinen dann auf dem PC-Bildschirm: Anträgeübersicht, Fehlzeiten Urlaub, Kalender und Stammdaten. Der im Portal hinterlegte Genehmigungsablauf entspricht der gewohnten Vorgehensweise in der jeweiligen Schule. So prüft etwa die Schuleiter*in, ob eine Erzieher*in ihren beantragten Urlaub nehmen darf.

Das Projekt durchlief im Januar und Februar eine Testphase, an der die 35-köpfige Belegschaft der Geschäftsstelle teilnahm. Ihre Rückmeldungen halfen, das HCM-Portal den Bedürfnissen allen Schulstiftung-Angestellten noch mehr anzupassen.

Die Personalabteilung der Evangelischen Schulstiftung benutzt P&I Loga seit 2014, um die rund 1.200 Mitarbeitenden verwaltungstechnisch zu erfassen. Das Projekt „papierloses Büro“ startete mit der neuen Personalleiterin Nadine Andrae im November 2016. Ihre Kolleginnen Julia Skupin, stellvertretende Leiterin, und Dorothea Böttcher, die Verantwortliche für Arbeits- und Tarifrecht, haben das Projekt federführend unterstützt. Zukünftig plant die Schulstiftung, das Genehmigungsverfahren für Kindertage und Sonderurlaub ebenfalls papierlos zu gestalten. Auch die Personaldaten wie Adresse oder Bankverbindung sollen die Beschäftigten dann digital ändern können.

 

Eine Anleitung für Schulleitungen und Sekretariate sendete die Personalabteilung im Februar 2017 an alle  Schulstiftung-Schulen.

Bei Fragen bezüglich der Anleitung zum HCM-Portal wenden Sie sich bitte zunächst an das jeweilige Schulsekretariat.

Für weitere Fragen stehen Ihnen gerne Nadine Andrae (030 - 24 344.453), Julia Skupin (030 -24 344.2212) und Dorothea Böttcher (030 - 24 344.245) zur Verfügung.

Um sich im HCM-Portal anzumelden, gehen die Schulstiftung-Mitarbeiter*innen über die Website der Evangelischen Schulstiftung in der EKBO / Service oder geben direkt die URL-Adresse https://ekbohcm.pi-asp.de/maportal/hcmLogon?cus=EKBO an.